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Ce que la source officielle étaye
L’AFC décrit le « fil conducteur » comme le suivi d’une opération depuis sa pièce justificative, à travers la comptabilité, jusqu’au décompte TVA et en sens inverse. Elle indique que ce suivi doit pouvoir être vérifié sans perte de temps, y compris par sondage.
- Les livres comptables et les pièces justificatives sont classés et conservés de manière ordonnée et systématique.
- L’organisation des livres comptables est compréhensible et les libellés dans la comptabilité et les journaux sont clairs.
- Les pièces justificatives mentionnent les imputations et les paiements.
- Pour les données transmises ou conservées qui influencent la déduction de l’impôt préalable, la perception ou le recouvrement de la TVA, l’authenticité et l’intégrité doivent pouvoir être établies.
02
Une méthode de classement possible
Les principes précédents donnent un objectif de traçabilité, pas une arborescence imposée. Voici une façon de les mettre en pratique; adaptez-la à votre activité et à votre comptabilité.
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Choisir des repères cohérents
Vous pouvez organiser vos dossiers par exercice, puis par période ou opération, et utiliser une référence stable qui se retrouve dans la comptabilité. Cet ordre est une suggestion, pas une règle fixée par le rapport.
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Relier la pièce à l’écriture et au paiement
Gardez un lien compréhensible entre chaque pièce, son imputation comptable et le paiement correspondant. Un libellé clair et une référence commune peuvent aider à retrouver ces éléments; cette façon de faire est une suggestion.
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Pouvoir suivre les deux sens
Pour une opération concernée par la TVA, vérifiez que le parcours entre la pièce, l’écriture comptable et le décompte TVA peut être suivi dans les deux sens. L’AFC décrit ce fil conducteur; le rapport ne prescrit pas un outil ou une méthode technique particulière.
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Ce que le rapport ne permet pas de conclure
Les points suivants restent hors des conclusions établies par le rapport. Le guide ne les transforme donc pas en obligations ou en durées applicables à tous.
- Le rapport n’établit pas de durée générale précise de conservation pour les justificatifs comptables courants.
- Il ne confirme pas de liste spécifique de pièces à conserver pour un décompte TVA.
- Il ne démontre pas de différence de durée de conservation entre TVA et impôt cantonal sur le revenu.
- Les exigences techniques suisses d’archivage numérique n’ont pas été recherchées dans ce rapport.